公房管理部门对于相关档案材料管理不当，性质如何认定、应承担何种责任？
公房管理单位不能提供变更承租人相关档案材料，是否影响法院在确认公有住房租赁合同无效纠纷中的判定？
——张1等与张2等确认合同无效纠纷（二审）案法律解析
来源│易居房产律师团队案例研究库（18-036-3总第247）
【关键词】
公房承租人 确认公有住房租赁合同无效 恶意串通 档案材料 诉讼时效 确认合同无效纠纷 变更公房承租人
【要点提示】
作为公有住宅房屋的所有者和管理者，应依法保留公有住宅房屋租赁合同及其办理更名手续时所需的全部文件。对于纸质档案应当同步建立电子档案，对于包括法院要求提交的上述资料在内的房屋使用管理情况材料也可以向市相关档案馆移交。即便对住房保障档案进行鉴定销毁，也应当制作销毁档案的目录，并加以永久保存，禁止擅自销毁处理档案。但房管单位对相关档案材料的保管不当问题，属于相关部门审查处理的范畴，而非法院民事受案范畴，不必然导致合同的无效。
【当事人信息】
原告1：张1（原承租人长子、上诉人）
原告2：张2（原承租人次子、上诉人）
被告1：张3（申请变更承租人、原承租人之子、被上诉人）
被告2：北京某房投资管理公司（房管公司、被上诉人）
【案情简介】
张4夫妻生育子女5名，即张1、张某某、张3、张2、张×1。诉争房屋原承租人为张1、张2与张3之父张4。1988年5月，张3在诉争房屋结婚并一直居住至今。1988年8月，张4去世。后张3将诉争房屋的承租人变更为自己。
1995年5月1日，张3与房管公司再次就上述房屋签署了《北京市公有住宅租赁合同》。
张1、张2遂诉至法院，请求：确认房管公司与张3于1988年签署的《北京市公有住房租赁合同》无效。
【法院判决】
一审：驳回张1、张2的诉讼请求。
二审：驳回上诉，维持原判。
【案件解析】
一、管理单位未入户调查共同居住人即变更公房承租人，是否可推定其与申请人存在恶意侵害第三人利益的主观意思联络？
【详见上文解析...】
二、房管单位不能提供公房相关档案资料是否应在承租人变更问题上与申请人存在恶意串通承担举证不能责任？
【详见上文解析...】
三、公房管理部门对于相关档案材料管理不当，性质如何认定、应承担何种责任？
作为公有住宅房屋的所有者和管理者，房管公司应依法保留公有住宅房屋租赁合同及其办理更名手续时所需的全部文件。对于纸质档案应当同步建立电子档案，对于包括法院要求房管公司提交的上述资料在内的房屋使用管理情况材料也可以向市相关档案馆移交。即便对住房保障档案进行鉴定销毁，也应当制作销毁档案的目录，并加以永久保存，禁止擅自销毁处理档案。在本案审理中，法院曾多次责令房管公司提交涉案合同以及相关手续，房管公司均称找不到。由于涉案合同是公有住宅租赁合同，关系到公民的基本居住权益。房管公司作为房屋管理部门兼出租人，既有法定义务亦有法定责任对上述档案材料予以集中分类严格保管。而房管公司却以时间过久，找不到原始档案甚至扫描件作为拒绝提交上述档案的理由，显然严重违反了档案管理的相关规定，同时也严重影响了法院对该案的正常审理，对此，法院对房管公司予以训诫。房管公司应吸取教训，严格加强档案的管理。但房管公司对涉案的相关档案材料的保管不当问题，属于相关部门审查处理的范畴，而非法院民事受案范畴，不必然导致涉案合同的无效。
【涉案法条】
《中华人民共和国合同法》
第五十二条 有下列情形之一的，合同无效：(一)一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益;(二)恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益;(三)以合法形式掩盖非法目的;(四)损害社会公共利益;(五)违反法律、行政法规的强制性规定。
《北京市住房和城乡建设委员会关于加强公房承租人变更管理有关问题的通知》
一、我市直管公房变更承租人必须符合以下条件：原承租人迁出本市或死亡,与原承租人同一户籍并共同居住两年以上且无其他住房的家庭成员愿意继续履行合同，符合承租条件的其他家庭成员无异议的，可按原承租面积继续承租。
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